La transformación digital es un hecho, y la utilización de nuevas herramientas una necesidad para aumentar la productividad en el ámbito laboral.
Ya sea en una organización, o para profesionales independientes, adquirir habilidades novedosas que revolucionan la forma de trabajo es estar un paso adelantado.
La organización de datos sensibles e importantes es uno de los mayores inconvenientes administrativos de las empresas y con lo que hay que lidiar a diario.
Otro punto sensible es la comunicación, interna y externa, que resulta paradójico que haya dificultades en la era de las comunicaciones.
También el equipamiento estratégico de insumos informáticos es un problema cotidiano que las organizaciones deben afrontar.
Y por último, la gestión del tiempo y el aumento de la productividad, que tiene que ver con aprovechar al máximo las horas laborales estipuladas.
Es por ello que en este posteo veremos los mejores softwares para manejar estas variables de forma sistematizada, para incrementar el potencial de trabajo del equipo, y realizar un equipamiento informático resolutivo.
El equipamiento informático
Las organizaciones y empresas se construyen en el camino, es muy difícil poder planificar un crecimiento en el inicio y poder ver el futuro expansivo a lo largo del tiempo.
Es por ello que el equipamiento informático se va ensamblando y acoplando a medida que aumentan el personal y las necesidades.
Sin embargo, es posible tener una planificación estratégica de los requerimientos técnicos actuales y futuros, para estar preparados en el momento de expansión.
Uno de los principales dilemas es el tipo de equipamiento óptimo para el trabajo: si es una PC de escritorio o una laptop, si es compacta o voluminosa, si con una tableta se pueden resolver las tareas, en fin, preguntas que deben contestarse antes de cualquier compra.
Claro que todo ello va a depender de las tareas que se realicen y de cada área puntual, por eso son deciciones que se deben tomar en conjunto con los especialistas de cada sector.
Por su parte, cada decisión tiene un costo, y cada equipo tiene ventajas y desventajas. No todo sirve para todo.
Actualmente las mini PC de escritorio han revolucionado el mercado informático ya que es posible contar con un equipo compacto y que puede ser transportable a un bajo precio.
Algo que era posible con las laptops, pero el costo es mayor, además de los riesgos de golpes y rupturas.
Dentro de las mini PC de escritorio más requerido se encuentran las de marca Dell Optiplex, Lenovo Thinkcentre y Asus PN41. Estos tres modelos permiten conectar de forma rápida todos los periféricos y transformar una PC de escritorio en un dispositivo de traslado al hogar o a otra oficina.
LasPC Dell Optiplex han dado muy buenos resultados en el trabajo de oficina gracias a sus componentes y prestaciones.
Los costos de este tipo de equipamiento son casi de la mitad en comparación con laptops de similares componentes.
Software para la comunicación corporativa
Una comunicación sólida es la base para lograr una buena productividad, por eso es necesario tener fluidez en este aspecto.
Es importante establecer los canales de comunicación en diversas escalas, desde lo más a lo menos formal: comunicación directa (charlas, reuniones de equipo, video llamadas, mensajes), mailing, exposiciones, entre otras.
Hoy en día hay software para casi todo y es importante seleccionar la que mejor se adapta a las necesidades de cada organización.
Una a destacar es Slack, que es una herramienta pensada para equipos de trabajo. Entre las principales funciones cuenta con salas de chat organizadas para cada área para que interactúen los agentes de forma directa.
Se pueden hacer configuraciones para recibir mails, enviar mensajes directos a agentes de otras áreas, realizar pedidos e informes, iniciar llamadas, entre otras.
Otro software interesante es Microsoft Teams que tiene como principal herramienta un chat con múltiples funciones (video llamadas, envío de archivos, conferencias) que deja de lado el delay que existe en la comunicación vía mails.
Otra de las virtudes, y por el que resulta elegido por varias compañías, es que ofrece la opción de realizar conferencias de forma fluida.
Otros softwares populares en relación con la comunicación institucional son: Zoom, Google Meet, Trello y Asana.
Software para la optimización del tiempo
En algunas ocasiones la baja productividad de una empresa está ligada al tiempo de distracción del equipo de trabajo. Para esos casos existen softwares destinados a limitar el acceso a ciertas páginas de ocio que no tienen que ver con el trabajo.
Uno de ellos es Productivity Owl, que simplemente restringe el acceso a los sitios que se indiquen, evitando tener que hacer correcciones con discursos desagradables.
Para la optimización del tiempo en otras áreas, como puede ser el marketing digital, existen herramientas como Hootsuite que permite programar las publicaciones en redes sociales.
De esa forma se puede crear una campaña automatizada, sin la necesidad de agentes que estén encima de la tarea.
Otro software interesante es Wunderlist, que permite sistematizar y registrar tareas y actividades diarias, con una evaluación del desempeño.
Así se puede llevar un control de la efectividad de las acciones del equipo de trabajo, fomentando una competencia por alcanzar objetivos.
Software para la organización de archivos y documentos
La información es uno de los bienes más preciados de una empresa. Los datos sensibles que se almacenan de la parte contable, administrativa, legal, técnica y el capital humano, conforman una enorme masa de información.
Para que esté al alcance y no sea un papeleo desorganizado es necesario contar con un software que organice de forma clara y entendible los archivos y documentos.
Algunos de los softwares ideales para esa tarea son: Trello, Asana, iClips. Si bien cada uno tiene sus particularidades, en todos se puede hacer una segmentación de archivos, con notificaciones de modificaciones, almacenamiento en la nube, entre otras funciones.
Software para la gestión de datos sensibles
Son herramientas que sirven para volcar diferentes datos importantes para la organización, y sistematizarlos para su posterior análisis.
Por ejemplo, datos de ventas, de satisfacción del cliente, de clima laboral, de inversiones, proyecciones, valoraciones, en fin, todo tipo de métrica que pueda ser analizado.
Un excelente software para la gestión de datos es Google Analytics, que cuenta con varias herramientas de medición y de análisis.
Otro software para mencionar es HubSpot que es más específico de marketing y ventas, pero que cuenta con buenas herramientas de análisis de datos.
Conclusiones
Como hemos visto, la organización de los componentes informáticos en una empresa requiere de una planificación y una estrategia clara con visión de futuro.
Desde la elección de los componentes físicos a las herramientas necesarias para la organización de todas las áreas importantes.
Los softwares bien elegidos y utilizados aumentan la productividad y exponen las potencialidades de una empresa.
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